Ini Dia, 15 Trik Gunakan Zoom ala Profesional

Aplikasi Zoom meeting menjadi begitu populer selama pandemi Covid-19. Zoom seperti menjadi tuan rumah bagi aktivitas jutaan orang di seluruh dunia. Dari mulai meeting kantor, belajar online, hingga seminar online.

Zoom digunakan oleh karyawan, pengajar, mahasiswa hingga pelajar untuk terhubung secara online selama pandemi Covid-19 yang membatasi banyak kegiatan tatap muka.

Terlepas dari sejumlah kelemahan, misalnya soal keamanan privasi dan lain sebagainya yang sudah coba dibenahi, nyatanya aplikasi ini sangat membantu aktivitas banyak orang di berbagai belahan dunia.

Sebagai platform berbasis teknologi, Zoom tentu saja sudah banyak berbenah sejak popularitasnya menanjak di awal pandemi. Belakangan aplikasi ini sedang menguji integrasi dengan aplikasi lain seperti Slack dan Dropbox.

Meski aplikasi ini sekarang sudah sangat familiar, tapi tampaknya masih banyak yang belum mengenalnya secara lebih mendalam, setelah lebih dari 6 pandemi berlalu dan meeting online telah menjadi rutinitas harian.

Nah, baik bagi Anda yang sudah mengenal Zoom beberapa tahun lalu atau yang baru saja mendaftar tahun ini, berikut ada sejumlah tips dan trik serta mungkin fitur-fitur tersembunyi yang dapat Anda temukan, agar membuat Anda tampak seperti seorang profesional saat menggunakan aplikasi ini.

1. Mengubah latar belakang (background) Anda

“Pindahkan” diri Anda ke pantai, luar angkasa, atau ke mana pun yang Anda mau dengan menyesuaikan latar belakang (background) saat menggunakan Zoom. Semua orang melakukannya hari ini.

Secara umum, baik di desktop atau di handphone caranya Anda dapat membuka Setting> Virtual Background kemudian memilih atau mengunggah gambar yang Anda inginkan. Tapi, Anda tentu harus memastikan bahwa sistem di laptop atau handphone Anda memenuhi semua persyaratan untuk melakukannya.

2. Mematikan audio dan kamera Anda secara default

Mencari-cari untuk mematikan tombol audio dan kamera segera setelah Anda memasuki ruang rapat virtual mungkin bisa membuat Anda sedikit malu.

Bisa saja rekan kerja Anda melihat tempat tidur di belakang Anda atau mendengar kucing Anda menjerit ketika Anda tidak menonaktifkan audio dan kamera secara default.

Untuk melakukannya, buka Settings > Audio > Mute microphone when joining a meeting, kemudian Settings > Video > Turn off my video when joining a meeting.

3. Mute dan unmute dengan bilah spasi

Ketika Anda dipanggil untuk berbicara, jangan lagi kebingungan untuk mengklik tombol mikrofon di layar. Anda sebetulnya dapat menekan dan menahan bilah spasi untuk dengan cepat menonaktifkan atau mengaktifkan mikrofon Anda, langsung dari keyboard Anda.

4. Hidupkan beauty filter

Jika Anda masih merasa kurang dalam penampilan, meski sudah bersiap-siap seperti akan pergi ke kantor, fitur Zoom’s Touch Up My Appearance mungkin cocok untuk Anda.

Filter ini bertujuan untuk membuat penampilan Anda terlihat smooth, dan membuat Anda terlihat segar. Jika Anda pernah menggunakan mode beauty di kamera ponsel saat selfie, Anda pasti tahu filter ini.

Klik the up arrow next to Start Video. Klik Video Settings, dan di bawah My Video, centang kotak Touch Up My Appearance.

5. Siapkan ruang tunggu (waiting room) untuk menambah privasi

Anda mungkin pernah mendengar tentang “Zoombombing”, yaitu saat tamu tak diundang merusak dan mengganggu rapat Zoom Anda. Nah, salah satu cara untuk membantu mencegah hal ini terjadi adalah dengan mengaktifkan fitur Ruang Tunggu, sehingga Anda dapat melihat siapa yang mencoba bergabung dalam rapat sebelum mengizinkan mereka mengakses.

Untuk melakukannya, buka Account Management > Account Settings. Klik Meeting, lalu klik Waiting Room untuk mengaktifkan pengaturan.

6. Buatlah ruang istirahat untuk diskusi kelompok yang lebih kecil

Bagilah rapat Zoom besar Anda menjadi hingga 50 sesi terpisah yang lebih kecil dengan ruang istirahat (breakout rooms).

Penyelenggara rapat (host) dapat memilih untuk memisahkan peserta rapat menjadi sesi terpisah secara otomatis maupun manual, atau dapat mengizinkan peserta untuk memilih sesi istirahat sesukanya. Sementara, host dapat beralih antar sesi kapan saja.

Untuk memulai breakout room sebagai host, buka Account Management > Account Settings. Di bawah Meeting tab, masuk ke Breakout Room, dan pastikan pengaturan diaktifkan. Anda juga akan melihat opsi untuk mengizinkan host untuk menetapkan sebelumnya peserta ke ruang breakout. (Jika opsi Breakout Room berwarna abu-abu, itu artinya telah dikunci, dan Anda perlu menghubungi administrator Zoom Anda).

7. Membagikan layar Anda (Share Screen)

Share Screen Anda untuk Zoom meeting atau untuk menonton film atau bermain game dengan peserta lain, dengan mengklik Share screen icon pada toolbar di bagian bawah layar rapat. Anda akan memiliki opsi untuk membagikan seluruh desktop Anda, atau hanya salah satu jendela (window) saja yang Anda buka. Klik tombol merah Stop Share di bagian atas layar untuk kembali menjadi peserta biasa dalam rapat.

8. Bereaksi dengan emoji

Jika Anda dalam mode muted dalam rapat, Anda masih dapat memberi tahu host tentang pemikiran Anda dengan reaksi emoji. Kirimkan jempol ke atas atau emoji tepuk tangan untuk berkomunikasi tanpa mengganggu rapat (secara default, reaksi emoji tersebut memiliki warna kuning, tapi Anda dapat menyesuaikannya di aplikasi desktop Zoom).

Untuk bereaksi selama rapat, klik tab Reactions di bagian bawah layar rapat (ada di panel yang sama dengan mute audio and video, di sebelah kanan) dan pilih yang Anda inginkan. Emoji Anda akan hilang setelah 5 detik.

Jika penyelenggara mengaktifkan fitur umpan balik non verbal (nonverbal feedback feature), peserta dapat menempatkan ikon seperti mengangkat tangan (raised hand) di sebelah nama mereka untuk berkomunikasi. Setiap peserta akan dapat melihat tanggapan satu sama lain.

9. Pelajari lebih jauh cara pintas keyboard yang praktis

Bagi yang tidak suka mengklik pada layar, Zoom memiliki banyak pintasan keyboard (keyboard shortcuts) yang bisa membantu Anda menavigasi aplikasi pada desktop Anda tanpa menggunakan mouse.

Temukan dan pelajari lebih detail tentang misalnya, perintah untuk bergabung dalam rapat, memulai atau berhenti merekam, masuk ke layar penuh dan berbagi layar Anda.

10. Aktifkan tampilan galeri

Tampilan galeri memungkinkan Anda melihat semua orang dalam rapat sekaligus, bukan hanya orang yang berbicara.

Untuk mengaktifkannya, klik tab bertuliskan “Gallery view” di pojok kanan atas. Jika rapat memiliki kurang dari 49 peserta, Anda akan dapat melihat mereka ditampilkan di satu halaman. Jika lebih banyak, Anda akan memiliki opsi untuk berpindah di antara beberapa halaman. Ubah kembali dengan mengklik “Speaker view” di sudut kanan atas yang sama.

11. Sembunyikan peserta non video

Layar Anda dapat menjadi berantakan dan cukup mengganggu karena peserta yang tidak menggunakan kamera mereka.

Nah, sembunyikan peserta yang tidak menggunakan video dengan membuka Settings > Video > Meetings, dan centang Hide nonvideo participants.

12. Rekam rapat ke komputer Anda

Baik pelanggan Zoom gratis maupun berbayar dapat merekam rapat ke laptop atau komputer menggunakan aplikasi desktop. Tapi, saat ini Anda tidak dapat merekam di, kecuali memiliki akun berbayar).

File yang direkam, kemudian dapat diunggah ke layanan penyimpanan file seperti Google Drive atau Dropbox atau layanan streaming video seperti YouTube.

Untuk mengaktifkan perekaman lokal, buka Settings > Recording, dan aktifkan. Saat Anda mengadakan rapat Zoom, klik ikon Record di bilah alat bawah.

13. Rekam rapat ke cloud

Jika Anda memiliki paket berbayar Zoom, Anda dapat mengambil rekaman yang akan disimpan langsung ke cloud (atau ke komputer Anda jika Anda mau). Ketuk tombol record di bilah alat bawah, dan Anda akan memiliki opsi untuk menjadikannya local atau cloud. Anda dapat melakukan ini di desktop maupun seluler.

14. Selenggarakan pertemuan kelompok lebih dari 40 menit

Pada Zoom free basic, rapat grup hanya dapat berlangsung hingga 40 menit. Untuk mendapatkan waktu tidak terbatas tingkatkan akun Anda ke yang berbayar.

15. Host untuk lebih dari 100 orang

Jika Anda memiliki grup yang terdiri lebih dari 100 orang untuk bekerja maupun sekolah, Anda harus memiliki akun Zoom berbayar dengan beberapa level. Level tertinggi (Enterprise Plus) mampu menampung hingga 1.000 peserta. (Sumber: Cnet)

Baca Lainnya
Komentar
Loading...