Pandemi Covid-19 telah menciptakan tren baru dalam dunia kerja, salah satunya menjaga jarak (physical distancing). Keharusan ini dilakukan sebagai protokol kesehatan untuk mengurangi penyebaran virus.
Kerja dengan sistem remot, meeting virtual, work from home (WFH) adalah istilah-istilah yang populer selama pandemi.
Namun demikian, semua sistem kerja tersebut bukan tanpa tantangan. Sebab ternyata membangun hubungan kerja itu tidak mudah dilakukan saat kita hanya terhubung melalui layar komputer atau telepon pintar (smartphone).
Ini tentu berbeda dengan saat kita bisa kontak fisik langsung, bertemu, lalu berjabat tangan, tersenyum dan kontak mata secara langsung. Tidak mudah menciptakan kesan kehangatan saat kita secara fisik berada pada jarak yang berjauhan.
Menurut seorang pakar komunikasi publik dan penulis buku Can You Hear Me? Nick Morgan, bekerja jarak jauh dengan tim atau partner kerja memang tidak ideal. Tapi bagaimana lagi, pandemi Covid-19 memaksa semua orang untuk bisa melakukannya.
Nah, berikut ini 5 kiat yang bisa membantu Anda untuk tetap menjalin hubungan yang hangat dengan tim kerja, kolega, atau bahkan klien yang baru pertama kali bertemu, dengan pertemuan jarak jauh atau virtual:
1. Menyentuh Sisi Personal
Penting untuk mengajukan pertanyaan terbuka berdasarkan apa yang orang lain katakan kepada Anda.
Misalnya, jika ia berbagi cerita personal dengan mengatakan ia memiliki anak atau hobi tertentu, tanyakan misalnya, “Jadi, bagaimana kabar anak-anak Anda?”
Dengan begitu orang lain kemudian akan mengungkapkan lebih banyak kepada Anda tentang apa yang berarti bagi dirinya, dan ia akan menghargai Anda karena pertanyaan itu.
Dengan menyentuh sisi personal orang lain, itu telah membuat ia merasa “dimanusiakan”, dan dalam situasi yang baik-baik saja.
2. Bahasa sebagai Cermin
Ketika kita melakukan kontak langsung, kita bisa membaca orang lain dari gerak-gerik, tatapan mata, dan bahasa tubuhnya. Tapi, dalam pertemuan virtual hal itu tidak mudah dilakukan, sebab Anda hanya bisa melihat lawan bicara Anda kepala dan bahunya saja.
Meski begitu, Anda sebetulnya bisa memperhatikan bahasanya. Meniru ulang bahasa yang digunakan lawan bicara cukup efektif untuk menghangatkan suasana.
Misal, jika Anda mendengar ia menggunakan suatu frasa, saat Anda menjawab pertanyaannya Anda bisa mengulangi kembali frasa yang ia gunakan.
Cara ini sering kali membuat ia senang karena merasa Anda setuju dengan apa yang ia katakan.
Misalnya, ia mengatakan, Saya khawatir dengan deadline,” mungkin bisa Anda tanggapi dengan mengatakan, “Oh, saya memahami kekhawatiran Anda tentang deadline. Inilah yang dapat kita lakukan bersama tentang itu.”
Mencocokkan nada suara atau irama dalam pengucapan juga penting. Jika Anda berbicara sangat cepat dan lawan Anda tidak, perlambat sedikit. Begitu sebaliknya.
3. Mengantisipasi Masalah Teknis
Video conference bisa menjadi sesuatu yang menegangkan jika terjadi masalah teknis, misalnya yang sering terjadi adalah koneksi yang memburuk.
Sedikit saja terjadi kelambatan suara atau delay maka dapat menyebabkan orang lain menyela sehingga terjadi saling berbicara satu sama lain.
Hal teknis lain misalnya, kurangnya kontak mata juga bisa membuat lawan bicara merasa seolah-olah rekannya tidak memperhatikannya. Karena itu untuk mempertahankan kontak mata, lihatlah ke kamera, bukan ke layar. Maka antisipasi dengan baik masalah teknis ini.
4. Cobalah Ngopi Virtual
Obrolan video conference tidak selalu harus dalam bentuk formal. Meeting virtual yang lebih bersifat informal juga penting sekali-kali dilakukan. Katakanlah seperti ngopi bareng, tapi dilakukan secara virtual. Sesi ini sangat membantu untuk tetap membangun hubungan yang hangat ketika orang-orang atau tim bekerja dari jarak jauh.
Dalam situasi seperti penting untuk seseorang merasa terus terhubung dengan tim kerjanya.
Semakin lama ia bekerja sendirian dari jarak jauh, semakin ia melihat pekerjaannya sebagai pekerjaan yang sempit dan terpisah dari yang lain. Di sinilah pentingnya ngopi virtual.
Tapi perlu diingat juga, karena meetingnya informal, jangan sungkan untuk meninggalkan meeting lebih dulu jika ada keperluan penting.
5. Tentukan di Awal Jenis Meeting yang Jelas
Penting untuk memberi tahu peserta meeting bahwa meeting virtual yang akan dilakukan adalah meeting serius atau santai (informal).
Misalnya katakan ketika mengundang meeting, “Ini hanya obrolan informal.” Atau, “Kita ingin membahas beberapa masalah penting.”
Menentukan jenis meeting di awal, akan membuat orang tahu apa yang harus dilakukan selama meeting berlangsung, dan apa yang diharapkan dari meeting itu. Kebanyakan orang lebih menyukai untuk tidak masuk dalam situasi yang mengejutkan atau bahkan “menjebak”.